Facture électronique : cinq questions que votre comptable ne posera pas

Fin novembre, l’appel de l’expert-comptable pour préparer la clôture. On passe en revue les provisions, les immobilisations, la paie de décembre. Et juste avant de raccrocher, presque en passant : « Au fait, vous avez choisi votre plateforme pour les factures ? »

Un silence. Le dirigeant croyait que c’était réglé. Ou que son logiciel de facturation s’en occupait tout seul. Ou que c’était pour 2027. Il demande à l’assistante de regarder. Elle retrouve un courriel de l’administration reçu au printemps, lu, et classé parce qu’il ressemblait à tous les autres. Personne ne sait au juste qui doit faire quoi, ni avec quels identifiants.

Cette scène va se répéter dans beaucoup de bureaux d’ici Noël. La facture électronique a une face fiscale, que votre comptable maîtrise. Elle a aussi une face informatique, celle de tous les jours, et personne n’est chargé de vous en parler.

Une facture électronique n’arrive plus dans l’enveloppe posée sur le bureau de la comptable. Elle arrive sur la plateforme, qui prévient par courriel une adresse que quelqu’un a saisie un jour. Si cette adresse est celle de l’assistante et qu’elle est en congés, la facture attend. Si c’est l’adresse d’une personne qui a quitté l’entreprise, la facture attend plus longtemps. Si c’est une adresse générique que personne n’ouvre, elle attend jusqu’à la relance du fournisseur.

La bonne réponse n’est pas compliquée : une boîte partagée, lue par deux personnes, avec un remplaçant connu. Mais il faut l’avoir décidé, et l’avoir écrit quelque part.

Pour enregistrer son point de réception, il faut se connecter à l’espace professionnel de l’entreprise sur le site des impôts. Dans beaucoup de PME, ce compte a été créé il y a des années par un ancien comptable, un associé parti, ou le dirigeant lui-même un soir de déclaration, avec un mot de passe noté quelque part.

Le jour où il faut agir, on cherche. On demande une réinitialisation, qui part à une adresse que plus personne ne consulte. On perd une semaine. Ce compte est l’un des plus importants de l’entreprise, et c’est souvent celui dont personne ne sait où est la clé.

C’est la question que personne ne pose, parce qu’on la pose toujours trop tard. La plateforme a été choisie par l’assistante, les identifiants sont dans son navigateur, la boîte mail de réception est la sienne, le lien avec le logiciel passe par son compte. Elle part en mars. Les factures continuent d’arriver, personne ne les voit, les fournisseurs relancent, et la régularisation coûte plus cher que l’amende.

Tout ce qui a été mis en place pour la facture électronique devrait tenir sur une page, avec les accès, le nom du remplaçant et la procédure, lisible par le dirigeant sans aide. C’est le même réflexe que pour le départ d’un collaborateur : on ne découvre pas les accès le jour où ils manquent.

Chaque obligation nouvelle attire ses imitateurs. En décembre, des courriels vont arriver, bien rédigés, au nom d’une « plateforme de facturation », de « l’administration » ou de votre « logiciel », demandant de confirmer vos identifiants, de payer des frais d’activation, ou de mettre à jour un mandat de prélèvement. Ils arriveront dans la boîte de la personne qui gère les factures, au moment précis où elle attend ce genre de message.

Aucune ne demande de compétence fiscale. Toutes demandent que quelqu’un, dans l’entreprise ou à côté, regarde l’informatique de bureau avec un peu de méthode : quelle version, quel compte, quelle boîte, qui remplace qui, qu’est-ce qui est écrit où. C’est une heure de travail un jour calme, avec le comptable au téléphone pour la partie qui le concerne. C’est aussi, en janvier, une semaine de travail dans l’urgence, avec des fournisseurs qui relancent et une amende qui court.