Les outils collaboratifs

Pas à pas réalisez sereinement une transition vers le télétravail

L’intégration d’outils collaboratifs permet d’apporter de multiples avantages aux entreprises qui les utilisent au quotidien :

Gain de productivité

  • Augmentation de la productivité de 20 à 25% pour les entreprises ayant recours aux fonctionnalités collaboratives
  • L’avantage de travailler sur un outil commun à toute l’entreprise

Fédérer les collaborateurs

Les outils collaboratifs permettent également d’améliorer la cohésion d’équipe, la communication ainsi que le sentiment d’appartenance à l’entreprise. 

La création d’un environnement de travail virtuel pour les employés leur permet de travailler depuis n’importe quel endroit (attention tout de même à veiller à sécuriser les accès) et de ne pas être lié à un poste de travail en particulier.

Accélérer la prise de décision

L’utilisation des fonctionnalités collaboratives permettent un meilleur partage des informations et des fichiers. Elle simplifie aussi la communication la rendant plus fluide et directe se qui permet de réduire la fréquence et la durée des réunions physiques et accélère la prise de décision.

Favorise le travail à distance et la mobilité des équipes

Les outils collaboratifs intègrent une multitude d’outils servant au bon fonctionnement du télétravail. Ces espaces de travail virtuels permettent une synchronisation entre les collaborateurs et ainsi d’effectuer des travaux en simultané sur un même document.

Pour commencer, il faut savoir si chacun des collaborateurs à la capacité de télétravailler (connexion internet, ordinateur).


Pour continuer la transition de son activité sereinement il faut commencer par se mettre d’accord sur les outils collaboratifs qui vont être utilisés pour la communication, le partage des dossiers, etc.

Différences solution cloud et solution on-premise

La solution cloud permet l’accès aux fichiers de l’entreprise à distance via des serveurs et ne nécessite pas la présence sur le lieu de travail.

La solution on-premise correspond au fait d’exécuter les applications et programmes directement sur son poste de travail.

Il existe plusieurs différences et avantages propre à chacune de ces solutions.

Pour la première, les avantages

  • Pas de dépendance à un poste ou à un lieux
  • Des sauvegardes automatisée et sécurisée
  • Logiciel toujours à jour
  • Plus accessible car elle ne nécessite pas le déploiement ni la maintenance des divers terminaux
  • Les fonctionnalités marchent en parfaite synergie

Pour la solution on-premise

  • Solution plus économique à grande échelle et sur le long terme
  • Les données sont stockées en interne
  • Pas de dépendance vis à vis d’un prestataire externe et centralisation des données en interne
  • La confidentialité et la sécurité des données sont sous la responsabilité de l’entreprise

Il est donc préférable de se questionner sur les besoins dont vous et vos collaborateurs avez besoin avant d’effectuer un choix entre ces deux solutions.

Google workspace

VS

Microsoft office 365

Pour cela nous vous proposons plusieurs outils collaboratifs. Nous vous accompagnerons dans leurs intégration au sein de votre entreprise.

Google Workspace

Google Workspace (ex G-suite) qui regroupe plusieurs solutions en un seul outil et permet la création de dossier et de fichier, l’organisation d’un agenda, des visioconférences, la gestion de boite mail que vous pouvez partager avec vos collaborateurs et tout cela par le biais du cloud et cela de façon entièrement sécurisée.

Office 365

L’autre solution que nous vous proposons, Office 365. C’est un pack complet qui propose diverses applications autant pratiques qu’accessibles. Vous retrouverez les applications de tous les jours telles que Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher. Et un service Cloud sécurisé avec Teams, Exchange, OneDrive, SharePoint pour le partage des dossiers et les réunions à distance.

Mais alors, quelle solution dois-je choisir pour mes collaborateurs?

Les deux solutions vous proposent les mêmes services avec deux interfaces différentes. Il vous suffit simplement de sonder vos collaborateurs pour savoir sur laquelle des deux ils ont le plus d’affinités. N’hésitez pas à nous contacter afin qu’on vous accompagne à les déployer !

Retrouvez notre article sur les avantages et inconvénients du télétravail et nos recommandations quant à sa gestion.

Questions

Vous aviez peut-être déjà une messagerie, découvrez comment nous pouvons vous aider à transférer votre historique de mail, vos agendas et vos fichiers dans ce nouvel environnement.

Wifi sécurisée

Nous vous proposons aussi mettre en place des connexions VPN qui permettront à vos collaborateurs de travailler depuis chez eux mais d’avoir accès au réseau interne de l’entreprise de manière transparente et sécurisée.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information