Office 365 : Comment faire une sauvegarde ?

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On ne le répétera jamais assez, la sauvegarde et la protection des données est vitale pour une entreprise. En cas de problème, il faut avoir accès à tous les fichiers de l’entreprise et en posséder l’historique.
Il est à savoir que dans 40% des cas les pertes d’informations sont dues à des erreurs de manipulation. D’après une étude réalisée par Veeam, sur 1000 professionnels de l’IT, 81% déclarent avoir perdu des données Office 365 pour de multiples raisons.

Plusieurs problèmes peuvent survenir :

– Menaces de sécurités internes et externes
– Perte de données accidentelle
– Flou de la politique d’archivage
– Obligations juridique et de conformité
– Gestion des messageries et migration Office 365
– Organisation des données Teams

Menaces de sécurités internes et externes

Les menaces de sécurités internes sont constantes. Elles peuvent être volontaires, lorsqu’un salarié supprime ou falsifie délibérément des mails, des dossiers, des preuves afin de cacher des informations ou de nuire à l’entreprise. Elles peuvent être involontaire, lorsqu’un salarié télécharge des fichiers malveillants, pièce jointe douteuse dans des e-mails, fuite par mégarde des informations relatives à l’accès des données de l’entreprise.
Les répercutions pour l’entreprise sont importantes et peuvent engendrer des menaces. Risque de suppression des données, logiciels malveillants, virus, cryptage et demande de rançons (ransomware), vente des données de l’entreprise.

Perte de données accidentelle

Lors de la suppression d’un utilisateur, que ce soit volontaire ou non, son compte et sa messagerie sont également supprimé ce qui va impacter l’ensemble du réseau. Les corbeilles et les historiques d’Office 365 possèdent une protection limitée contre la perte des données. Lorsque la redondance d’Office 365 a supprimé définitivement les données ou que le temps de rétention est dépassé, la restauration devient impossible.

Deux notions de suppressions existes dans la suite d’Office. La première, la suppression réversible. Pour exemple, lors de la suppression d’un dossier, l’élément supprimé va se trouver dans le dossier des éléments récupérables pendant un certain temps (appelé temps de rétention).
La seconde, la suppression définitive, qui survient lorsqu’un élément est notifié comme devant être supprimé de la base de données. Une fois effectué, l’objet est irrécupérable.

Flou de la politique d’archivage

Office 365 possède des règles relatives à la sauvegarde et à la rétention des données mais elles sont limitées. Elles peuvent endiguer les pertes de données mais ne constitue pas une solution de sauvegarde. Microsoft n’est pas garant de vos sauvegardes, c’est pour cela qu’il est impératif de mettre des solutions en place afin de limiter les retombés négative en cas de sinistre.
Ces solutions vont proposer des sauvegardes programmées pour s’effectuer automatiquement et grâce à cela vous aurez accès à l’intégralité des sauvegardes effectués et un historique de ces dernières.

On peut ajouter une deuxième sécurité, comme la sauvegarde sur un serveur externe à l’entreprise type OVH ou autre.

Obligation juridique et de conformité

Il arrive quelques fois que vous deviez récupérer certain contenu dans le cadre d’une procédure juridique tel que des fichiers, des boîtes mails ou autre type de données. Même si Microsoft a mis à disposition une conservation pour litige et à la rétention, cela ne constitue pas une solution de sauvegarde en soit.
Comme vu précédemment, cette « sauvegarde » n’est valable qu’à court terme. C’est pour cela qu’il est obligatoire d’un point de vu légale et de conformité d’avoir une sauvegarde d’Office 365 à porter de main en tout temps.

Gestion des messageries et migration Office 365

Lorsqu’une entreprise choisis d’intégrer Office 365, elle doit passer par une période de transition durant laquelle leur serveur d’Exchange local doit se synchroniser avec Office 365 Exchange Online. Plusieurs problèmes de gestion peuvent être engendré dans le cas où l’entreprises garde une partie de leur ancien système. Pour cela, il est important lors du choix de la solution de sauvegarde d’Office 365 de prendre en compte la gestion de messagerie hybride afin qu’elle sauvegarde tous les éléments des différentes messageries de façon uniforme.

Organisation des données Teams

Avec l’explosion du télétravail, Teams est devenu un outil massivement utilisé et a permis le maintien de la productivité pour plusieurs structures. Teams réunis et permet d’utiliser tous les services d’Office 365. Cette approche permet une meilleure coopération et communication entre les équipes collaboratives. Il est donc essentiel de protéger les accès et les données Teams et de toujours garder une copie des documents partagés dessus.

D’un point de vu légale ou de conformité, il est plus confortable d’avoir des sauvegardes. De plus, s’il survient une suppression accidentelle d’équipe, de dossiers, de conversation ou de canaux, une restauration peut être effectué très rapidement.
Autre exemple auquel on peut penser, si un collaborateur est irrespectueux et supprime les messages ensuite, la sauvegarde permettrait de retrouver la conversation et de l’examiner.

Il est important de rappeler que 85 % des piratages informatiques ont lieu directement de l’intérieur de l’entreprise et 80% des entreprises ayant perdu leurs données informatiques définitivement n’arrivent pas à surmonter les 12 mois qui suivent.
Pour toutes les raisons évoquées, il est impératif d’avoir une ou plusieurs solutions de sauvegarde d’Office 365.

Divers problèmes peuvent survenir et mettre à mal vos données. Quoi qu’il arrive, avec des solutions adaptés, vous y aurez toujours accès et leurs sécurités sont garantis.

Concernant la cybersécurité du télétravail, il peut être intéressant de mettre en place un VPN (Réseau privé virtuel) ce qui permettra de sécuriser les accès de vos collaborateurs et d’endiguer les potentiels piratages des données. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande concernant la mise en place de sauvegardes ou la mise en place de solutions collaboratives !