Que-ce qu’une messagerie collaborative ?
La messagerie collaborative ou groupware est un ensemble de logiciels permettant de regrouper plusieurs outils afin de faciliter les travaux de groupe au sein d’une entreprise ou d’une organisation.
Choisir une messagerie collaborative c’est faciliter la communication entre les collaborateurs mais aussi entre les entreprises.
Quelles fonctionnalités offre le groupware ?
L’agenda partagé
Un agenda que vous pouvez partager avec d’autres utilisateurs. Il offre une meilleure visibilité des disponibilités de chacun en quelques clics car les tâches et les rendez-vous des employés seront visible dans le calendrier. L’organisation des réunions devient donc plus simple.
Intégration de services à la messagerie
La messagerie collaborative permet aussi un accès sur les divers supports (téléphone, tablette, divers ordinateurs). La messagerie collaborative est intégré aux services de partage de données et de fichiers tel que Teams, OneDrive, SharePoint, etc…
Favoriser le télétravail et la communication
Lorsqu’elles sont associées aux services cloud, elles sont accessibles peu importe le support ou l’endroit où vous vous trouvez. Elle facilite la collaboration en intégrant la messagerie dans tous les services de partage de documents et d’informations.
Les conversations seront sauvegardées et archivées et il sera plus évident de retrouver un fichier, une information ou autre avec cette fonctionnalité. Il est donc important de prévoir une capacité de stockage conséquente en fonction de l’activité de vos utilisateurs.
Elle dispose aussi d’une sécurité native directement implanté dans l’application ainsi que des solutions anti-spams et anti-phishing.
Pourquoi opter pour une messagerie collaborative ?
Le confort d’un outils polyvalent
Elle offre aux collaborateurs un confort au quotidien et ça prise en main est intuitive. C’est un outil polyvalent qui permet de faire le lien avec tous les autres logiciels utilisés. Il devient alors rapide d’accéder aux contacts de l’entreprise, d’organiser son agenda collaboratif et partagé, mieux échanger les documents parfois trop volumineux pour une messagerie classique (et plus de soucis de version lors de ces échanges !).
La mise à disposition d’une messagerie collaborative offre la liberté du choix du poste de travail car les données sont stockées et archivées sur un cloud sécurisé et accessible simplement en se connectant sur son compte utilisateur.
Comment choisir ça messagerie collaborative ?
Beaucoup de solutions de messageries collaborative sont disponibles sur le marché avec des fonctionnalités communes. Pour trouver celle qui conviendra le mieux à votre entreprise, il faut déterminer quels vont être les usages et les besoins des utilisateurs et des administrateurs et quel accompagnement est souhaité. Une fois toutes les fonctionnalités et les besoins souhaités listés, il reste plus qu’à comparer les solutions existantes et choisir.
Pour conclure, la messagerie collaborative permet un gain de temps et de productivité pour l’entreprise en plus d’offrir un confort quotidien aux collaborateurs.
Et vous, un projet en cours?
N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus ou si vous avez un projet de mise en place de messagerie collaborative. Nous vous accompagnerons avec plaisir dans le choix et ça mise en service !
